我們每天都在接收各種各樣的資訊——文字、圖片、聲音、影片。那麼，怎樣讓自己處於資訊的洪流之中而不被淹沒，快速收集和有效整理自己需要的資訊呢？

思考這個問題之前，請你檢查一下：

1。你的網頁、微信收藏夾中，收藏了多少連結？有哪一些是收藏之後再也沒有看過的？

2。你的手機裡存了多少照片？

3。你的電腦桌面，或者你同事的電腦桌面是否非常混亂，甚至滿螢幕都是檔案？

1，核心知識，如不同專業人員掌握的相關領域知識；

2，相關知識，通往核心知識期間，用以幫我們理解的基礎知識；

3，陌生知識，跟我們知識結構不相關，或者我們還不想接觸的知識；

4，常用知識，一般我們生活和工作都會用到的知識；

檢查完這些地方，你會發現，實際上我們的資訊都是雜亂無章地堆放著，無用的資訊佔用了我們大量的空間。如果事實是這樣，你需要看一下小山龍介寫的《整理的藝術》。

▲《整理的藝術》，江西人民出版社（崢小蜜 攝）

小山龍介，企業董事、法人代表，業務策劃師，生存技能培訓教練，學校老師，“赫曼全腦模型”推廣人，他精通各種工作技能和生存術，是身兼數職仍能按自己的興趣生活的整理達人。小山龍介在《整理的藝術》中，列舉了90種簡明實用的整理術，全是乾貨，拿來即用，其中包括透過教建立秩序、活用軟體和尖端數碼產品等方法，獲得更高的效率、更多的創意和更好的生活。

《整理的藝術》分為六個部分：資料整理、環境整理、資訊整理、生活整理、思維整理、人際關係整理。

▲《整理的藝術》內容結構圖 （崢小蜜 繪）

一、資料整理

資料整理最核心的觀是：集中資料、分散瀏覽。即把所有的資料集中到計算機上，再透過計算機進行分類管理，最後可透過不同終端進行訪問、提取資料。

▲“集中資料、分散瀏覽”模式（崢小蜜 繪）

在資料整理的過程中，有幾個規則：

1。無紙化辦公

這是很多公司正在實行的，不僅環保，而且高效。

我們平時開會、學習時，會產生很多紙質材料。而這些紙質材料可能在以後很長一段時間內不會被使用到。將他們存放起來不僅佔地方，而且很難查詢。小山龍介建議要毫不留情地廢棄紙質材料。

可以透過詢問同事，讓他們提供會議、學習檔案的電子版資料。如果找不到電子版材料，可以用掃描等方法，將紙質版的檔案掃描儲存。

要求不是非常高的情況下，透過手機就可以進行掃描。推薦“掃描寶”app，印象筆記同一家公司的產品。可以儲存為圖片、PDF格式，並且可以直接轉存至“印象筆記”app，也可以傳送至電腦裡。

2。建立檔案命名規則

這是我們平常最容易忽視的事情，這也是比較費精力的。有很多時候，我們都是使用系統的自動命名：文件1、文件2。也有時候，我們寫某一些材料，會有多次修改，很多時候我們懶於對檔案進行重新命名，而是直接在修改稿之後加上123，這樣直接導致了最後不知道改了哪一個檔案。

但是當你執行了檔案命名的規則，並且成為習慣之後，會發現非常好用，而且非常高效。

有兩種檔案命名的方法：

①專案名+檔名+製作日期

例：整理術書評2019。5。28

《整理的藝術》書評（修改一稿）2019。5。30

——比較適合電腦、手機等電子裝置，因為資料夾會遮擋住一部分檔名，日期在前會史檔名被遮擋住。

②6位日期記錄法

日期+專案名+檔名

例：190528整理術書評

190530《整理的藝術》（修改一稿）

——比較適合紙質書寫，手帳、筆記本等，方便按日期對筆記進行歸檔，以及製作索引。

3。檔案分類

《整理的藝術》中提出“Magic briefcase魔術公文包”的概念和“一個口袋原則”。

①Magic briefcase魔術公文包：將所有的檔案放入一個資料夾。

②一個口袋原則：將所有的資料、筆記集中到一處。

這與奧野宣之在《如何有效整理資訊》一書中提出的“一元化”思維不謀而合。

有了“魔術公文包”，你就不用擔心再出現滿螢幕的檔案。當然，要這樣做，必須遵循檔案命名的原則，否則你會發現資料夾裡面有很多“新建文件1”“文件2”之類的檔案。

4。接下來就是利用軟體，實現多終端共享資訊

《整理的藝術》中推薦了：sugarsync。

SugarSync是備份、訪問並共享使用者檔案的雲端儲存服務，是來自美國加利福尼亞州聖馬特奧的一家網路儲存公司的產品，可隨時隨地訪問資料，有聊天記錄、版本控制等新應用。——百度百科資料

將“魔術公文包”中的檔案上傳至sugarsync，就可以實現多終端訪問了。

整理資料的過程，也是對我們工作流程的規範化，可以提高工作效率。

二、資訊整理

《整理的藝術》在資訊整理術這一章內容中，提到最多的是“資料庫”，利用資料庫管理收集到的資訊。

1。使用資料庫，最核心的一點是：要提高資訊吸收的能力。

把整塊的資訊拆分為“資料元”，才可以進行分類、歸納。而這需要我們對資訊有極強的理解、把握、分析、吸收能力。

2。把蒐集到的資訊進行整理吸收，製作成資料庫。

《整理的藝術》中提到了寫書評部落格、對圖書加原創註釋、製作雜誌文章等方法制作資料庫。

我們可以使用豆瓣對關於圖書對資訊進行整理，比如：短評、讀書筆記、書評等。

其中，對圖書加原創註釋，小山龍介的做法是透過掃描器將掃描書籍，並在PDF上新增原創註釋。奧野宣之在《如何有效閱讀一本書》提出的 “蔥鮪火鍋式”讀書筆記則是將內容抄下來，並添加註釋。

兩者異曲同工，都是強調要自己對這部分的感悟、感想，激發思想的火花。

但是在快節奏的生活中，這兩種方法比較耗費時間。現在可以用豆瓣製作讀書筆記。不方便打字的情況下，還拍照上傳，並且透過手機端訪問，非常方便。

雜誌、報紙等也可以透過拍照，並且記錄在豆瓣日記中。這樣，豆瓣變成為了自己的書籍資料庫。

印象筆記也可以作為資訊整理的一個工具。在不方便在豆瓣記錄的資訊，可以複製儲存至印象筆記。可以使用上文提到的“掃描寶”app，將紙質版的內容進行掃描儲存。印象筆記同樣也可以電腦端、手機端共同訪問。

如果你想記錄生活，在微博、微信朋友圈也是一個很好的選擇。

3。利用標籤來整理資訊

可以對同一條資訊新增多個標籤，這樣可以快速找到想要的內容。“當資訊非常龐大的時候，用資料夾整理非常困難，就可以新增多個標籤來靈活整理。”印象筆記、蘋果電腦等終端都可以實現此項功能。

三、環境整理

資料整理、資訊整理主要講述的是資料的整理，而環境整理、生活整理則側重於空間的整理。環境整理這一章中列舉了很多有用的小方法。

例如：固定紙巾盒與筆筒的位置，讓桌面井然有序。把紙巾盒貼在了桌子下方。既不佔用空間，有方便取用。而且，這樣做的時候，我發現我更加節約使用紙巾了。沒有什麼特殊情況，我不會隨便抽取紙巾。

▲將紙巾盒、筆筒貼在桌面，便籤貼掛在旁邊（崢小蜜 攝）

分割辦公區域也是可以嘗試的一種方法。

▲電話放在左邊，筆筒、便籤本放在右邊。這樣左手接電話的時候，右手可以做記錄（《整理的藝術內頁》崢小蜜

四、生活整理

生活中的整理，很多整理達人都給出了自己的方法。在生活整理方便，並不缺指導類的書籍。這裡也不多說了。

小山龍介提出一個非常有意思的想法：“將生活常規化，再製造一些驚喜”，這個驚喜反而更有效果。其實我們可以過好每一天，然後在紀念日的時候，為自己製造一些驚喜。整理生活，也是整理心情。

五、思維整理

有一個最最需要我們整理的地方，是我們的大腦，也就是思維整理。

環境整理、生活整理是為了讓我們處於一個舒適的工作、生活環境，資料整理、資訊整理是讓我們獲得更多資訊，而這些整理最終的目的，是讓激發我們更多的創意，產生更多的靈感。這也就需要整理思維。

小山龍介給出了分割資訊和整合資訊的建議，將“不懂”的資訊裝入大腦，進行思考，得到想法。其實，這和最開始提到的資料整理非常相似，大腦相當於計算機。

大腦作為“中央處理器”，處理各種資訊（崢小蜜 繪）

《整理的藝術》中給出了一些具體的思維整理的方法：

To Do List：To Do列表可能是大家比較常用的方法。列出今天要做的事情，然後安排好工作的先後順序。可以根據自己的情況進行靈活改變。

圖表：利用圖形組合或者分解概念。

思維導圖：思維導圖也可以算作圖表的一種。利用思維導圖可以非常清晰的總結和歸納，而且方便記憶。

製造空格：利用九宮格進行思考。在九宮格的中間協商需要思考的問題，然後儘可能填滿周圍的格子。

近義詞：在頭腦風暴的時候，我們可以使用近義詞擴寬思路。比如：杯子，可以聯想到的近義詞——陶瓷、茶具、星巴克、喝水……

提高思考的角度：可以透過組群命名，提高一個層面來整理資訊。將相關資訊組合、命名，然後站在更高的角度“俯瞰”它，可以提成思維的層次。

圖表法案例（《整理的藝術》內文頁）

製造空格案例（《整理的藝術》內文頁）

提高思維角度（《整理的藝術》內文頁）

六、人際關係整理

每個人都處於社會中，我們不可能與其他人割裂開來。所以，我們必然要處理複雜的人際關係。《整理的藝術》給出了一些具體的小竅門，比如：

1。交換到的名片，可以透過掃描等方法，儲存至電腦裡，方便整理，也不用保留一堆紙質版名片。

2。交換的名片可以備註日期和地點，方便以後回想起是在什麼場合拿到名片的。

3。手寫書信。電子郵件已經非常普遍，收到一封手寫書信，可能會讓對方感覺到非常愉悅。

整理，讓生活快樂起來！

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