2022中國資料生產力大賽|零程式碼賽道|銀獎|地產工程建築

企業簡介

順然控股（山東）集團有限公司成立於2016年3月份，位於山東泰安，集團下設：山東順然物業服務有限公司、山東海然物業管理有限公司、山東順然物業有限公司岱嶽分公司、山東恆翔物業管理有限公司泰安分公司、長安保安集團有限公司泰嶽分公司、泰安順然房產資訊諮詢有限公司，主營物業管理、園林綠化工程施工、專業保潔、清洗、消毒服務，家政服務，停車場服務，住房租賃等服務。

公司註冊資本4000萬。至今公司在管及合作專案42個，在職員工500餘人。是“質量服務誠信單位”、山東省“重合同守信用企業”、“中國物業管理協會會員單位”，“質量管理體系認證”、“環境管理體系認證”、“職業健康安全管理體系認證”，為客戶提供有價值的服務。

1 業務/管理需求

物業專案成本管理涉及到人、財、物管理的各方面，目前存在如下挑戰和痛點：

1、 微信群辦公協作差效率低。

在使用數字化辦公之前，公司管理層主要透過微信群辦公，“採購群”、“報銷群”、“日經營報群”、“日報群”、“各專案群”等，有的管理層領導微信群就多達30多個，手機不定時地訊息提醒，讓人煩惱，不看怕耽誤重要的事兒，看吧大多數訊息是不重要不緊急的，影響工作效率。基於樸素的“免打擾”又不耽誤重要事兒的需求，提高各成員間的協作及辦公效率，公司急需數字化手段改善面臨困境。

2、 傳統收費方式流程繁瑣，依賴人工、易出錯、對賬麻煩。

過去，公司物業費收款主要採用紙質臺賬（查）+手寫收款單（收）+Excel記賬（統計）的方式（注：嘗試過多種收費系統均不適合，依舊採用紙質方式），雖然適合三四線城市收費場景，但凸顯的問題顯著，主要表現在：流程繁瑣，依賴人工操作、對收費客服能力要求高、成員間協同效率低。如有一業主來物業繳費需要以下步驟：

①收費客服拿出紙質臺賬查詢應收賬款

②客戶繳費（現金、掃碼、轉賬等任意支付方式）

③收費客服手寫收款收據

④Excel表記錄該筆收款資訊（金額、支付方式、收款日期等）

⑤臨下班前，人工excel表統計彙總當日收款日報

⑥每週向公司財務對賬，當出現數據不一致的情況，財務需翻出一週的單據，一筆筆地核對，工作效率低下。

每一步操作流程，對人工的依賴都比較強，這就要求收費員要熟練使用臺賬、熟練使用excel、工作要認真仔細、手寫單據欄位完整、手寫的字跡要清晰等，但是即便再仔細也有出錯的情況。一旦出錯，對賬起來要花費一些時間。因此，需要一款工具既能解決當前收費模式的困擾，又要符合公司的實際需求，從而提高收費效率。

3、 傳統的人事管理無法實時知曉人事動態，人力費用採用紙質籤批，從而無法有效控制人力成本。

物業行業屬於勞動密集型企業，需要大量的人員，人力成本佔總成本比重大。同時，行業人員流動頻繁，離職率和入職率都比較高，且一線員工年齡偏大（50歲以上年齡的佔80%+），這給公司的管理造成了隱患。過去，公司人員入轉調離的資訊掌握在各專案手中，且不能實時同步至公司人力部門，因此決策者對專案當下配置了多少人，年齡結構如何，是否存在用工風險，新招聘是否合理等資料心中無底。此外，用工過程中會產生人力費用如加班費、員工補貼、保險費等，都是紙質單據申請，總部負責人月底集中審批，因為事後審批，審批過程落入形式，人力成本無法有效控制。因此，在人力資源方面，需要一款數字化工具，能夠實時審批成員的入轉調離，且如加班費等人力費用審批中能夠實時知曉，使人力成本控制落到實處。

4、 傳統的物資管理，從採購到出庫各環節全靠手工記賬，庫存餘額模糊不清，漏洞較多

。

公司物資管理，包括採購申請-採購報銷-入庫-出庫-調撥-盤點等各個環節，且涉及的物品種類多且零碎。過去，每個環節均是手工記賬，各專案的庫存餘額未有準確的數字，只知道大概，這導致很多漏洞。如申請採購時，通常採購什麼審批什麼，即使採購私用小物品亦未知；出入庫時，只是記錄單個物品的進出情況，對如物品損耗丟失等情況並未記錄；盤點時，通常只是對肉眼可見的及有印象的物品進行盤點，不可見的零散的小物品不記錄在列，出現漏盤情況。物資管理的混亂狀態，使得采購成本管控一直不是很順暢，因此，需要一個物資管理系統，一個物品從採購申請-審批-出庫-入庫-調撥-盤點等全流程清晰瞭然，可追溯，對於倉庫餘額有清楚資料，從而在最初的採購環節就有了把控的主動權。

5、 傳統的費用支出，資料彙總存在延遲，全靠財務每月彙總。

以前，各專案費用報銷都是紙質單據，層層審批之後，每週交納財務並集中報銷，每月財務彙總輸出成本報表發給各專案經理。後來，採用企業微信原生報銷，使用電子籤批功能，但是每個申請單資料獨立，無法進行專案資料的統計分析。因此，企業需要財務系統，能實現電子審批、自動彙總統計的功能。

2 解決方案（業務和管理挑戰下，解決實際需求、搭建簡道雲應用平臺的思路、方法、架構、過程等）

為解決上述描述的痛點問題，在不影響原有的工作習慣的基礎上，基於簡單、方便的、易上手的原則，現對系統數字化升級解決思路如下：

2.1 問題解決路線

具體實施的工作框架為，選用企業微信為統一入口，選用企業微信原生免費應用和簡道雲低程式碼開發平臺2套模板，透過內容進行相關內容的研發，上線順序及內容分別為：

1）

階段1：

建立企業微信群，包括但不限於專案群、管理群、採購群、人事群、保險群、業主群等內部辦公用及與客戶互通交流的外部群。此工作快速解決微信群的問題，無需培訓，企業全員快速上手，上線1天；

2）

階段2：

用企業微信原生的打卡、彙報、審批、微盤等功能，能夠解決日報、打卡考勤、用車申請、出差申請、開票申請等基本日常的需求，上線很快，大約需要1-2天，此功能能夠將微信群中的功能線上化，解決目前存在的各種問題；

3）

階段3：

收費系統，解決營收問題，包含房產資訊、賬單生成、收款、欠款、催款等功能；

4）

階段4：

人事系統，包含人事檔案、入轉調離等流程及審批、加班申請、獎罰申請、補貼申請、保險管理、工資生成等內容，對人事資訊清晰瞭然；

5）

階段5：

採購系統，包括物品資訊、採購申請、採購報銷、倉庫庫存、入庫、出庫、庫存檔點等，使得物品管理更清楚；

6）

階段6：

財務報銷系統，包含專案資訊、費用報銷、借款申請、付款申請、退款申請等涉及財務報銷的功能，並能進行統計分析，解決財務支出及流水的問題。

3應用場景

3.1 場景一：收款管理-增收益，高效率

（1）痛點：

傳統收費方式流程繁瑣，依賴人工、易出錯、對賬麻煩

。

過去，公司物業費收款主要採用紙質臺賬（查）+手寫收款單（收）+Excel記賬（統計）的方式（注：嘗試過多種收費系統均不適合，依舊採用紙質方式），表現在流程繁瑣，依賴人工操作、對收費客服能力要求高、成員間協同效率低、對賬麻煩。

（2）解決方式：

使用簡道雲搭建了收費管理平臺，六大模組，17個表單，12個統計表，涵蓋房產資訊、車位資訊、物業費收費、其他費用收款、折扣申請單、退款申請等，並能自動統計收費日報、應收賬款、欠費查詢、收款查詢等，滿足企業收款方面的多種需求。

收款單截圖

收款單列印模板設定

欠費統計截圖，可檢視業主欠費情況，並按實際進行催費

（3）場景價值：

① 提高收款效率：

收款流程由3步縮減至1步，收款時間縮短2倍以上；收款出錯率降至0。1%以下；堅決杜絕了不合規收款行為；大大提高了收款效率；

② 提高統計效率：

日報、週報、年報、收款彙總、欠費的統計彙總時間，由原來的0。5天及以上縮短至5-20分鐘，且正確率達99%以上；

③ 降低了收費客服能力要求：

收款員只需提交一個收款表單即可簡單完成收費，對於複雜的計算如應收費用、已收、欠費情況等交由系統自動計算處理。收費客服從學習到勝任，時間由1天及以上縮短至30分

鍾，出錯率極低，對收費客戶的能力要求大大降低；

④ 提高成員之間的協同效率：

透過設定許可權，不同成員在系統中可自助檢視本人、本專案或本公司的資料，溝通成本降低、協同效率增加。

3.2 場景二：人事管理-降成本，有數可依

（1）痛點：

物業行業人力成本佔總成本比重大，且人員流動頻繁，傳統的人事管理資訊掌握在各專案手中，總部無法實時知曉人事動態，使決策者對人事資訊心中無底。傳統的痛點主要有：

① 成員間的協同效率低，以新成員入職為例，傳統的流程至少需要4個部門7人協同完成，其流程為：專案填寫紙質入職單（新成員）-部門負責人籤批（專案負責人）-專案專人excel記錄資訊（專案部客服）-購買保險時微信群內提交身份證資訊至人事（人事專員）-人事購買保險（保險專員）-新員工發工資時微信群內需提交身份證及銀行卡等資訊給財務（財務會計）-財務發工資（出納），因成員資訊設計多人手寫錄入等，會有各人手工的資訊不一致的情況，其中某一個環節錯誤，就要重新走一遍流程，非常繁瑣。

② 紙質籤批時間長，事後審批，審批過程落入形式，人力成本無法有效控制。

③ 總部無法實時知曉人事動態，使決策者對人事資訊心中無底。

（2）解決方式：

使用簡道雲搭建了人事管理平臺，七大模組，21個表單，20個統計表，涵蓋從招聘、入入職、調薪調崗、轉正、離職、保險、薪資等全面的人事功能，滿足公司各種人事需求。

入職申請單

工資表審批、簽字、列印

工資彙總表，可檢視每月工資情況，並可月度對比

（3）場景價值：

① 提高協同效率1-5倍，出錯率降至1%以下：

以前資料都是微信傳遞溝通、紙質審批單手寫籤批。現在只要在人事系統中找到對應表單填寫，系統自動傳送審批流程或者通知給對應人去處理，每一步流程可見，每一表單不遺漏。以入職申請為例，由原來的7步流程降至2步（專案填寫如何資訊-電子審批-自助查詢），效率至少提高5倍，且減少資訊不同步等降低；招聘需求釋出效率提高1倍以上，出錯率降至0；離職申請、入職申請、調崗申請等協同效率提高1倍以上。

② 提高審批效率1-2倍：

招聘需求、入職申請、離職申請、轉正、調崗等人事流程全部電子審批，因電子審批支援手寫簽字且可隨地審批，與紙質審批相比，審批時長縮短至原來的1/2以下，即審批效率提高1-2倍；

③ 提高統計效率，為公司覺得提供資料支援：

使用系統之後，公司成員的入職、離職等動態資訊提交之後，系統能夠自動統計入職率、離職率、員工補助發放等關鍵資訊，且入職資訊、薪資標準等資訊同步至員工花名冊，這樣公司總部能夠得到最新的員工花名冊，與人事統計表一起，對公司人力成本的控制等提供了資料支援；

④ 提高成員的工作效率：

因電子審批省去了很多重複性的工作，專案成員可以抽出空餘的時間去做更有價值的事情，如服務客戶、處理客戶意見等，這對提高物業服務品質、提高行業之間的競爭力，提供了有力的基礎。

⑤節省薪資計算時間，降低出錯率：

計算薪資需要考勤表、員工補助申請表、員工加班審批表、員工扣款申請表等，均是紙質單據，以前人事計算薪資時，要一單單地手工錄入計算工資。現在因加班、獎罰等資料可聯動至工資表，工資表可自動生成，生成時，考勤表、加班費、補助費等同步至表單，節省了薪資計算的時間。

3.3 場景三：採購及倉庫管理

（1）痛點：

傳統的物資管理，從採購到出庫各環節全靠手工記賬，庫存餘額模糊不清，漏洞較多。物資管理的混亂狀態，使得采購成本管控一直不是很順暢，因此，需要一個物資管理系統，一個物品從採購申請-審批-出庫-入庫-調撥-盤點等全流程清晰瞭然，可追溯，對於倉庫餘額有清楚資料，從而在最初的採購環節就有了把控的主動權

（2）解決方式：

使用簡道雲搭建了採購及倉庫管理平臺，五大模組18個表單，5個統計表涵蓋採購申請、報銷、入庫、出庫、庫存等各環節，從採購到出庫流程清晰，可追溯，從而為降低物品成本提供資料支援。

採購報銷單提交完之後，列印模板效果

資料工廠計算庫存

產品庫存統計表

（3）場景價值：

① 採購電子審批覆蓋率100%，效率提高1-2倍：

過去，採購申請、報銷、入庫、出庫、調撥、盤點等每個環節均是手工記賬，彙總需用EXCEL。使用系統後，全部走電子審批單，與紙質審批相比，審批時長縮短至原來的1/2以下，審批步驟由原來的2步減少至1步，資料統計彙總工作由系統自動完成，歷史記錄查詢時間縮短至10分鐘以下，工作效率提高至原來的1-2倍；

② 物品流程可追溯，物品損耗可控：

使用電子流程之後，單個物品採購時間、入庫時間、出庫時間、調撥時間等每個流程都有記錄，如果盤點出現虧損的狀態，可分析虧損的原因，並控制在合理的損耗水平，以降低人為丟失等情況，降低物品成本；

③ 倉庫庫存清晰瞭然：

因倉庫物品出入都有電子賬，倉庫庫存則有了清晰可見，物品管控真正做到透明化資訊化，對採購管理有了控制權，物品審批有了話語權。

④ 物品標準化：

以前採購物品名稱不一致，同一物品，多種名稱，這樣統計時，出現差錯。用系統建立了物品庫，物品名稱標準化，為今後的採購、統計等工作提供了便利。

3.3 費用報銷

（1）痛點：

傳統的費用支出，多為紙質單據且資料彙總存在延遲，全靠財務每月彙總。以前，各專案費用報銷都是紙質單據，層層審批之後，每週交納財務並集中報銷，每月財務彙總輸出成本報表發給各專案經理。後來，採用企業微信原生報銷，使用電子籤批功能，但是每個申請單資料獨立，無法進行專案資料的統計分析。因此，企業需要財務系統，能實現電子審批、自動彙總統計的功能。

（2）解決方式：

使用簡道雲搭建了財務報銷，共7個表單，3個統計表涵蓋報銷、借款、付款等各環節，且能對當月的支出彙總做出統計。

（3）場景價值：

① 電子審批，效率提高1-2倍：

使用系統後，費用報銷、借款等全部走電子審批單，與紙質審批相比，審批時長縮短至原來的1/2以下，審批步驟由原來的2步減少至1步，資料統計彙總工作由系統自動完成工作效率提高至原來的1-2倍；

② 費用統計分析效率提升1倍以上：

使用電子流程之後，費用支出按照會計科目進行彙報，查詢欄位包括但不限於申請時間、專案名稱、會計科目、表單型別等，透過費用匯總，專案負責人可檢視所負責專案的費用支出情況。

費用報銷申請單

費用報銷單列印模板

退款單列印模板

資料工廠將所有付款的資料進行彙總

4 總結與展望

4。1 總結

從公司層面講，自開始著手到上線使用簡道雲一年以來，企業整體的數字化水平從“幼兒園”逐漸升至“小學三年級”，從“微信群、紙質單”到人事、財務、採購等辦公基本“電子化”，從員工“反對使用系統”到“提出新的需求”，從“模糊不清的資料”到“精準可追溯的流程”，解決了傳統管理中面臨的成員協作差、辦公效率低的問題，從而解放部分員工的時間和精力去處理更為重要的工作，為客戶提供更有價值的服務，從而為公司的發展提供動力。

從微觀層面講，簡道雲搭建和落地的過程是不斷精進的過程，從開始搭建、測試、問題反饋、修正不斷打磨，一個表單甚至達幾十次的修改，總是在曲折中前進，摸索出一些經驗。1）梳理公司現有的工作流程圖並進行拆解；2）將需求拆分並歸類，對現有的流程表單分類並設計簡道雲框架，搭好框架之後，不斷完善修正；3）將工具用好，智慧助手、聚合表、資料工廠各有所長，傳遞資料的效率和效果不同，要根據需求和目標，選擇使用；4）要不斷總結，最好以書面的形式表達，得到的經驗會比較快。

4。2 展望

未來，將繼續圍繞物業版塊進行開發升級，如CRM系統、C端客戶的聯絡、會員精準分類等是企業客戶資產，可能會需要用簡道雲完善進行系統升級。數字化這塊，無程式碼開發能夠根據使用者需求量身定製，能真真正正能落地，實實在在使用。無程式碼的潛力無限。

以上內容均來自《讓資料成為生產力5。0》，部分目錄如下，本書涵蓋30家企業成功案例，精選了“中國資料生產力大賽”活動中最具有價值和成功經驗參考的案例，由一線CIO/專案管理者總結，解決數字化轉型中90%的難題。

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