專案管理黑白話

“專案”也許是日常職場中我們提及頻率最高的詞彙，沒有之一：大到老闆出去拉投資，小到日常交付一個軟體功能，甚至於組織一個公司內部活動，都被冠以“專案”之名。

既然專案這麼重要，有哪些“專案ABC”需要了解？“專案”小白怎麼進這個門呢？

今天我們用一篇小短文的時間，讓你迅速聽懂你周圍專案經理們口中的“黑話”。

Let‘s Go！

什麼是專案？

黑話：

專案是為了創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。

白話：

專案就是用無（xiang）限（de）人（mei），無（ni）限（shuo）錢（ne），無（bai）限（ri）時（zuo）間（meng）把一件特簡（niu）單（B） 的事情做了。

不許笑，我們這上課呢

玩笑歸玩笑，我們言歸正傳。從專案的定義來看符合以下“三要素”的事情都可以稱之為專案。

要素一：臨時性。專案要有明確的開始和結束時間。

老王：“小張，把這個報表做了，越快越好！”（ 老王腦子裡的“快” —— “1個小時之內”，待會要跟老闆過堂了…… ）

小張：“好嘞！” （ 小張理解的“快” —— “下班前就行，先吃兩把雞……” ）

因為沒有明確時間，老王和小張的溝通是失效的。。

透過這個“一小時以後的尷尬”，我們知道“越快越好”，並沒有明確的終止時間。所以案例中做報表的事項，不能算專案。❌

要素二：可驗證。專案需要有可驗證的交付物。

這個要素也很好理解。專案時間到了，就要“交貨”嘛。

“錢呢？”，“貨呢？”。不好，有“黑幫”內味兒了。

這個交付物，可以是打實的東西，比如報表，比如外賣；也可以是服務，如Tony老師的本季的最潮髮型，甚至可以是體驗，比如玩一個“劇本殺”的燒腦和刺激……總之，可以驗證即可。

反之，則不能稱之為專案。

比如做30分鐘冥想，看著像是閉著眼睛睡著了，無法驗證到底冥想了沒有，不能算專案；❌

我攻克了“費米猜想”，看到了外星人，無法驗證你是不是眼花了，也不能算專案。❌

要素三：獨特性。專案交付物是以前沒有過的。

前面我們說過，專案是臨時性的，是要有交付物的。

交付物交給誰？如何運用？嗯，專案結束後是需要“運營”的。

實際工作中，“專案”和“運營”的概念經常會被搞混，原因就在對於專案的“獨特性”這個要素麼有理解到位。

“專案”的交付物是以前沒有的，是透過專案創造出來的；而“運營”的結果則是透過常態化的操作輸出的。

我們舉幾個實際的“栗子”對比一下：

花一週時間在生產線上匯入一個新螺釘的生產。因為這個螺釘是生產線之前沒有生產過的，所以包括工藝引數、製程、質檢、包裝等等都是需要這個匯入過程來“創造”的。所以匯入新螺釘的這個時間段的工作是“專案”。✅

匯入完成之後，主要生產線按照之前制定的流程操作，就能完成生產螺釘的工作，這部分工作就屬於“運營”。❌

在一個月內將上海共享單車的被破壞車的數量減少到100以下。這個過程屬於專案，需要輸出的結果是這個月的破壞車數量在100以下，除此之外，一定會輸出一些如何達成這個專案目標的具體做法：比如技術的手段，宣傳教育使用者的手段，運維的方法等等。✅

專案結束之後，雖然後續我們一樣是希望每個月被破壞單車數量在100以下，但使用的是前面已經形成一定套路的方法，所以這部分工作應該歸為“運營”。❌

每天刷2小時抖音，雖然看的“小姐姐”不同，但滑屏動作和舔狗表情萬年如一，沒有獨創性，當然不能算專案。❌

綜上，我們來小結一下：專案就是運用有限資源（錢，時間，人力等）達成一個有獨特性目標的過程。

專案是臨時性的，所以專案結束需要運營；

運營是要有輸入的，所以專案要有明確可衡量的輸出物；

專案是獨特的，所以專案有失敗的風險。

這下是不是清楚多了？^_^

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既然符合“三要素”的事情都可以稱之為專案，“各麼”另一“扎”問題來了：

什麼情況下需要立項？

黑話：

“一切皆專案”。

白話：立項就是讓你的工（mo）時（yu）有地方報。

老闆一定看不懂

筆者認為，專案實施的過程就是一個各方達成共識、完成目標的過程。而專案從本質上說是一種幫助你更高效完成事情的組織形式。

所以判斷是不是需要立項的方法也很簡單：

就看能不能更好更快的達成共識、獲取相應的資源，最終提升達成目標的效率：

如果事情不復雜（目標比較明確），參與的人不多（不容易有分歧），時間週期又很短（風險可控），無需立項，作為“事項”跟進即可。2~3個人打掃一個房間，立啥項，“幹就完了”！

反之，則需要立項，透過專案的形式系統的來推進。

提到系統，天然白眼：又是一套流程，多耽誤事情？那以下幾個俗語你瞭解一下？^_^

磨刀不誤砍柴工，謀定而後動，運籌帷幄、決勝千里……

如果100個人打掃校園，好歹需要分個片，你分配的“片長”也得服從你的指揮，不是麼？

講真，事無鉅細，所有事項都需要找個專案來報真的只是在做“微觀管理”和“統計報表”，其實已經背離了“專案管理”的本質。

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我現在明白什麼情況下該立項了。但立項的時候要填個表格，所以我又有一個新問題：

專案負責人(Project Owner)和專案經理( Project Manager )傻傻分不清楚？

黑話

：

專案負責人（ Project Owner ）對於專案的全生命週期包括運營都有比較大的責任，通常是是該業務領域的專家；專案經理（ Project Owner ）只在專案週期內負責專案目標的達成。

白話：

專案負責人比專案經理“官”大。

我們從“職”和“權”這兩方面來解釋一下：

職責：

專案負責人對於專案的發起/結束（包括提前中止）有全方位的責任；除此之外，專案負責人通常是專案領域的業務專家，通常對於專案結束後的“運營”工作有直接關係，也就是說，專案負責人的職責是超越了專案生命週期的。

而專案經理只負責專案的交付，目標的達成。通常在專案啟動階段完成後才得到正式授權。

權力：

專案負責人通常比專案經理的影響力要大，一般可以協調超出專案範圍之外的資源。

專案經理僅僅是授權專案範圍之內的資源合理使用，涉及到專案組之外的資源調動，通常需要專案負責人協助。

綜上，

專案負責人更像是負責專案“戰略”：確保專案組朝著正確的方向推進，必要時給予額外的指導和支援；

專案經理則負責專案“戰術”，負責具體專案事項的協調推進。

Tips：通常專案Owner的職位高低從一個側面反映了專案的優先順序。此外，跨部門專案一般在Owner所在（或者關係更緊密）的部門發起立項。

那麼什麼是專案管理？

黑話:

專案管理就是將知識、技能、工具與技術應用於專案活動，以滿足專案的要求。

白話：

囉嗦，其實就是：“Get things done！”

能說出所有人名的我們握個爪！

猶如一個球隊的教練，雖然專案經理不真的下場“打球”，但他一切的工作中心都是為了專案目標更好的達成，get things done！

那麼怎麼成為合格的專案經理？

黑話：

首先你要學習“專案管理知識體系”。

五個過程組：啟動，規劃，執行，監控，收尾。

十大知識領域：專案整合管理，專案範圍管理，專案時間管理，專案成本管理，專案質量管理，專案人力資源管理，專案溝通管理，專案風險管理，專案採購管理，專案干係人管理。

這還沒完，五和十一交叉才是全貌。下圖，是不是很（bu）高（ming）大（jue）上（li）？

十五至尊圖

12項原則指導八大績效域

白話：

人人都是專案經理。

切，不就石頭（十），布（五），沒有剪刀麼？剪刀呢？剪刀剪花去了！說到花，誰還沒送過花是咋地！

專案經理都這麼“跳tone”的麼？

知識領域

過程組

就這？

當然，知識體系的運用肯定並非如此簡單，專案經理在日常生活中並不都這麼“精於計算”。

專案管理知識體系的掌握不僅可以幫助你在專案實施過程中“算無遺策”，也可以幫助你更好的學習、生活……

在日常工作中，看到不少同學對於專案管理有許多基礎疑問，也有些同學想學習專案管理的知識卻被厚厚的PMOBOK勸退了，不知道如何入手，所以筆者才有了最初想做些專案管理“科普”的念頭。

誠然，專案管理是一種藝術。但PMO的職責之一，就是把這種藝術還原成讓大家都能比較容易理解和掌握的技術，讓“專案思維”深入人心。只有具備統一的專案思維，“人人都是專案經理”，才能夠從整體上提升專案執行效率。

PMO們，把同行說糊塗只是“內卷”，把外行說明白才是正道！

本文作者：bignose ， 哈囉出行PMO， PMO前沿特約作者，轉自知乎作者已授權

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